LISTE DES TACHES
Le but de ce document est de nommer un chef d’équipe ou plusieurs pour chaque « domaine » de tâches, de définir le nombre de personnes nécessaires pour les accomplir et trouver ces équipiers.
Il est primordial que celui qui décide d’aider sache précisément quel est l’envergure de son engagement et celui des autres.
Un dossier avec les références de tous les chefs d’équipe, leurs équipiers, leurs coordonnées et leur tache sera donné à tous ceux qui s’engagent, de façon à ce que des intercommunications puissent se faire.
Tous les besoins n’ont pas lieu d’être au même moment, des personnes peuvent donc s’engager à plusieurs endroits selon le stade d’avancement du projet.
Vincent Drouet et Stéphane Palix
Responsables de l’association
Supervision et organisation des démarches administratives
Participation à l’écriture du support de présentation et de promotion du spectacle
Mise en place des commissions et accompagnement de celles-ci
Contacts avec les Mairies, la nôtre, celles des communes voisines, celle de la salle de spectacle…
Présentation du projet pour les demandes de subventions aux Mairies, aux donneurs éventuels et autres associations
Rédaction de la convention pour associations participante
Rencontre et négociation avec les partenaires artistiques devant être rémunérés
Etude et négociation du contrat d’assurance
Rédaction d’un « règlement intérieur »
Négociation déclaration Sacem ou autre
Secrétaire et Secrétaire adjointe:
Pascale Monat - Delphine Mignard
Courriers administratifs
Relations administratives avec autres associations
Montage des Dossiers subventions et dossiers sponsors
Réalisation des Photocopies
Recherche Assureur pour Contrat d’assurance
Contacts comités d’entreprises pour vendre spectacle
Comptes rendus des réunions et leur diffusion
Mise en place d’un « contact » pour chaque association : interlocuteur officiel de l’association ou un parent responsable
Mise en place d’une banque de données de tous les participants au projet, réclamation des informations et gestion des réponses
Diffusion des informations aux participants et gestion des réponses
Contacts Ecoles spécialisées
Recherche d’informations
Courriers spécifiques
Mise en place d’un planning rétroactif
Recherche d’entreprises pouvant donner des matériaux, du matériel
Sabine Baudin
Ouverture et gestion du compte bancaire
Contacts stagiaires pour l’étude des dossiers de financement
Mise en place des dossiers de demande de financement
Mise en place des dossiers sponsor
Organisation et Gestions de la recherche de sponsor : mise en place de l’équipe, contact, relance, encaissement, attestation, courrier de remerciement
Gestions des subventions et apports des sponsors
Gestion financière des « employés »
Mise en banque des chèques
Déclarations administratives si nécessaire
Budget prévisionnel
Organisation de la vente des billets : des lieux de ventes, du roulement des permanences, point sur l’état des entrées, comptes
Budget réel et bilan
Marie-Hélène Labaune
Ecriture du spectacle
Recherche de partenaires artistiques
Réunions de préparation avec eux et suivi des séances de travail
Participation à l’écriture du support de présentation et de promotion du spectacle
Ecriture du déroulement technique du spectacle
Contact avec intervenants potentiels
Organisation des répétitions générales
Organisation et gestion des séances de travail de certains N°
Contacts Salle de Spectacle pour représentations et répétitions
Contacts avec Sociétés Sonorisation et Eclairage
Conception et encadrement réalisation Décors et Costumes
Achats et recherche des matériaux pour fabrication
Conception et suivi de fabrication de l’affiche, affichette, etc…
Participation à la fabrication d’un film
Participation à certaines commissions si nécessaire
Wanted: Chef d'équipe
Conception des moyens de communication concernant l’association : site internet Mairie, ou autre, CD, Plaquette….puis réalisation
Idem pour la communication du projet : dossiers de promotion et de présentation, réunions stratégiques
Conception et fabrication des moyens de communication des dates de spectacles : affiche, affichette, billets
Organisation de l’affichage et distribution des affichettes
Gestions et rédactions des articles dans presse, TV, radios locales…
Gestions et rédactions des articles dans bulletins municipaux et sites web d’ici et communes proches
Gestions des invitations, liste, envoi, retour, marquage des places, accueil
Organisation de la buvette, courses, service, nettoyage
Wanted: Chef d'équipe
Recherche des solutions aux problèmes techniques, soit dans la fabrication de certaines choses, soit pour l’organisation de besoins liés au spectacle
Recherche de techniciens spécialisés bénévoles sur la commune ou de professionnels
Prise en charge de la gestion technique des coulisses pendant le spectacle Constitution de l’équipe gérant les besoins techniques pendant le déroulement du spectacle
Gestion des réparations entre les représentations
Constitution de l’équipe responsable de la gestion des groupes d’artistes, marquage des loges, installation des décors, des costumes, des accessoires en lieu et place nécessaires
Trouver un responsable pour chaque groupe pour la gestion de leur loge, leurs costumes, leur ordre de passage etc…
Constitution de l’équipe de nettoyage de la salle, du hall, des toilettes, du quai et des coulisses
Constitution de l’équipe chargée de l’évacuation des costumes, décors et autres après les représentations
Elaboration des costumes et accessoires
M-H Labaune -Anne-Soline Sintes
Elaboration des décors et accessoires techniques
Marie-Hélène Labaune - Jean-Claude MONOT
Wanted: Chef d'équipe
Contact avec écoles spécialisées
Ou Recherche de personnes pouvant participer au tournage
Explication du déroulement du spectacle
Gestion des emplacements de tournage
Montage
Duplication
Présentation du film